Selasa, 28 April 2015

PENGADAAN DAN PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN PRASARANA SEKOLAH



PENGADAAN DAN PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN
PRASARANA SEKOLAH
I.            PENDAHULUAN
Dalam manajemen pendidikan pada satuan pendidikan seperti manajemen pendidikan sekolah dasar, sekolah menengah, perguruan tinggi, serta kursus-kursus. Ada pula manajemen pendidikan yang dilihat dari cakupan wilayahnya, seperti tingkat kecamatan, kabupaten, provinsi, dan nasionoal. Memahami dan mengenal manajemen pendidikan khususnya manajemen pendidikan sekolah merupakan salah satu kompetensi dasar yang harus dimiliki pendidik (guru), karena di samping tugas pokoknya sebagai pendidik atau pengajar ia juga berfungsi sebagai administrator pendidikan di sekolah. Sekolah merupakan sebuah lembaga, tempat anak didik memperoleh ilmu pengetahuan dan keterampilan agar mereka mampu berdiri sendiri saat hidup dimasyarakat.
 Jelaslah bahwa peserta didik dan generasi muda, pada umumnya, harus dibina dalam pertumbuhan dan perkembangannya, untuk mewujudkan cita-cita mencerdaskan kehidupan bangsa dan kesejahteraan.Menejemen terdapat pada semua tingkat, lapangan, dan jenis kegiatan kerja sama manusia. Untuk merealisasikan tujuan atau kebijaksanaan yang telah ditetapkan prosedur kerja yang terperinci, teratur, dan terpercaya.
Dalam pengelolaan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh sebuah sekolah guna tercitapnya proses belajar mengajar yang baik, efektif, dan efisien. Untuk mencapai hasil tersebut, dibutuhkan sarana dan prasarana yang menunjang keberhasilan proses belajar mengajar di sekolah, mulai dari jenis peralatan yang dibutuhkan sampai pada bagaimana melakukan pengadaan dan pendistribusian, perlengkapan serta pengawasan, dan penggunaan juga pemeliharaannya agar sarana dan prasarana yang ada dapat digunakan sesuai peruntukannya yang maksimal.
II.            RUMUSAN MASALAH
A.    Apakah pengertian perencanaan perlengkapan sekolah?
B.     Bagaimanakah prosedur perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah?
C.     Bagaimana pengadaan perlengkapan sekolah?
D.    Bagaimana pendistribusian perlengkapan sekolah?
III.            PEMBAHASAN
A.    Pengertian Perencanaan Perlengkapan Sekolah
Ditinjau dari arti katanya, perencanaan adalah suatu proses memikirkan dan menetapkan kegiatan-kegiatan program-program yang akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut, perencanaan perlengkapan pendidikian dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana pendidukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan yang ingin dicapai dengan perencanaan pengadaan perlengkapan atau fasilitas tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan perlengkapan. Oleh karena itu, keefektifan suatu perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah tersebut dapat dinilai atau dilihat dari seberapa jauh pengadaannya itu dapat memenuhi kebutuhan perlengkapan di sekolah dalam periode tertentu. Apabila pengadaan perlengkapan itu betul-betul sesuai dengan kebutuhannya, berarti perencanaan pengadaan perlengkapan di sekolah itu betul-betul efektif.
Berdasarkan uraian singkat di atas, ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu sebagai berikut:
1.      Perencanaan perlengkapan sekolah itu merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
2.      Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana dan prasarana pendidikan yang dibituhkan sekolaha.
3.      Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan perlengkapan sekolah.
4.      Perencanaan perlengkapn sekolah harus memenuhi prinsip-prinsip:
a)      Perencanaan perlengkapan sekolah harus betul-betul merupakan proses intelektual.
b)      Perencanaan didasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif mengenai masyarkat dan kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi populasi sekolah.
c)      Perencaan perlengkapan sekolah harus realistis, sesuai dengan keyataan anggaran.
d)     Visualisasi hasil perencaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merek, dan harganya.[1]
B.     Prosedur Perencaan Pengadaan Perlengkapan Sekolah
Akhir-akhir ini telah banyak teoritisyang mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan perlengkapan pendidikan di sekolah, di antaranya adalah seorang teoritisi atministrasi pendidikan, yaitu Jame J. Jones (1969). Jones menegaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah diawali dengan menganalisis jenis pengalaman pendidikan yang diberikan di sekolah itu. Jones mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah sebagai berikut :
1.      Menganalisin kebutuhan pendidikan suatu masyarakat dan menetapkan program untuk masa yang akan datang sebagai dasar untuk mengevaluasi keberadaan fasilitas dan membuat model perencanaan perlengkapan yang akan datang.
2.      Melakuakan survei keseluruh unit sekolah untuk menyusun master plan untuk jangka waktu tertentu.
3.      Memilih kebutuhan utama berdasarkan hasil survei.
4.      Mengembangkan educational specification untuk setip proyek yang terpisah-pisah dalam usaha master plan.
5.      Merancang setiap proyek yang terposah-pisah sesuai dengan spesifikasi pendidikan yang diusulkan.
6.      Mengembangkan atau menguatkan tawaran atau kontrak dan melaksanakan sesuai dengan gambaran kerja yang diusulkan.
7.      Melengkapi perlengkapn gedung dan meletakkannya sehingga siap untuk digunakan.
Dua orang teoresi administrasi lainnya yang menjelaskan tentang prosedur perencanaan perlengkapan pendidikan di sekolah adalah Emery Stoops dan Russel E. Johnson (1969). Pasangan penulis tersebut menuliskan bahwa prosedur perencanaan mengadakan perlengkapan pendidikan di sekolah,sebagai berikut:
1.      Pembentukan panitia mengadakan barang atau perlengkapan.
2.      Penetapan kebutuhan perlengkapan.
3.      Penetapan spesifikasi.
4.      Penetapan harga satuan perlengkapan.
5.      Pengujian segala kemungkinan.
6.      Rekomendasi.
7.      Penilaian kembali.
Menurut Stoop dan johnson, lan gkah pertama perencaan pengadaan perlengkapan sekolah adalah pembetukan panitia pengadaan. Pada latar sekolah dasar, panitia tersebut bisa dipimpin langsung oleh kepala sekolah atau seorang guru. Panitia tersebut dapat juga sama dengan komite sekolah dasar untuk program beasiswa dan dana bantuan operasional (DBO), yang terdiri dari kepala sekolah, salah seorang guru, perwakilan orang tua/Bp3, dan wakil kantor kelurahan/desa. Kedua, panitia tersebut menganalisis kebutuhan perlengkapan dengan [2]jalan menghitung atau mengidentifikasi kekurangan rutin, barang yang rusak, kekurangan unit kerja, dan kebijaksanaan kepala sekolah. Berdasarkan hasil kerja (kedua) di atas, panitia memnetapkan spesifikasi dan harga satuan perlengkapan. Penetapan kedua hal tersebut merupakan hal ketiga dan keempat. Kelima, pengujian segala kemungkinan, termasuk juga kemungkinan adanya kenaikan harga barang di masa yang akan datang. Keenam adalah pengesahan hasil rencana yang telah dibuat. Akhirnya, sebagai langkah ketujuh adalah penilaian kembali terhadap perencanaan begitu selesai dilakukan pengadaannya.
Seorang teoretisi lainnya pernah menguraikan tentang prosedur perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan adalah Boeni Soekarno (1987). Menurut Boeni Soekarno, langkah-langkahnperencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah, yaitu sebagai berikut:
a.       Menampung semua uulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan setiap un it kerja sekolah dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
b.      Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode terytentu, misalnya, untuk satu triwulan atau satu tahun ajaran.
c.       Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang telah tersedia. Dalam rangka itu, perencanaan atau panitia pengadaan mencari informasi tentang perlengkapan yang telah dimiliki oleh sekolah. Salah satu cara adalah dengan jalan membaca buku inventaris atau buku induk barang. Berdasarkan pemaduan tersebut lalu disusun rencana kebutuhan, yaitu mendaftar semua perlengkapan yang dibutuhkan yang belum tersedia di sekolah.
d.      Memandukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekilah yang telah tersedia. Apabila dana yang telah tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan itu maka perlu dilakukan seleksi terhadap kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan, dengan melihat urgensi setiap perlengkapan tersebut. Semua perlengkapan yang urgen segera didaftar.
e.       Memandukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan dengan dana atau dengan anggaran yang ada. Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.
f.       Menetapkan perwncanaan pengadaan akhir.
Berdasarkan keseluruhan uraian tentang prosedur pengadaan perlengkapan di sekolah dasar sebagaimana dikemukakan di atas, dapat ditegaskan bahwa proses perencanaan pengadaan perlengkapan di sekolah dasar tidak mudah. Perencaan perlengkapan pendidikan bukanlah sekadar sebagai upaya pencarian ilham, melainkan upaya memikirkan perlengapan yang diperlukan di masa yang akan datang dan bagaimana pengadaannya secara setematis, rinci, dan teliti berdasrkan informasi yang realistis tentantang kondisi sekolah dasar.
            Agar prinsip-prinsip tersebut betul-betul terpenuhi semua pihak yang dilibatkan atau ditunjukkan sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan di sekolah perlu mengetahui dan mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah dimiliki, dana yang tersedia, dan harga pasar. Dalam hubungannya dengan program pendidikan yang perlu diperhatikan adalah organisasi kurikulum, metode pengajaran, dan media pengajran yang diperlukan. Dalam kaitannya dengan dana yang tersedia, ada beberapa sumber dana yang dimiliki sekolah, seperti dana proyek, dana yayasan, dan sumbangan rutin orang tua murit. Sedangkan dalam hubungannya dengan perlengkapan yang sudah dimiliki ada tiga hal yang perlu diketahui yaitu: jenis perlengkapan, jumlah perlengkapan, dan kualitasnya masing-masing.
C.    Pengadaan Perlengkapan Sekolah
Pengadaan perlengkapan pendidikan pada dasarnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya. Sering kali sekolah dasar mendapatkan bantuan sarana dan prasarana pendidikam dari pemerintah, dalam hal ini departemen pendidikan Nasional, Dinas  Pendidikan Nasional Provinsi, dan Dinas Pendidikan Nasional Kota/Kabupaten. Dorektorat jendral pendidikan dasar dan menengah pun hampir setiap tahun memiliki program-program pengadaan buku paket, buku bacaan, KIT IPA. Namun bantuan tersebut dalam jumlah terbatas dan tidak selalu ada, sehingga sekolah dituntut untuk selalu berusaha juga melakukan pengadaan perlengkapan dengan cara lain.
Di sisi lain, dalam kerangka penigkatan mutu pendidikan berbasis sekolah (PMPBS), atau dalam kerangka manemen berbasis sekolah (MBS), pengadaan perlengkapan sekolah harus di lakukan sendiri oleh sekolah, baik dengan menggunakan dana bantuan pemerintah maupun dana sekolah sendiri. Artinya dalam kerangka MPMBS atau MBS semua bentuk penyerahan perlengkapan  pemerintah ke sekolah harus di ubah dari bentuk pemberian dana ke dalam bentuk block grand kepala sekolah, kemudian kepala sekolah bersama guru dan, bila perlu, pengurus komite merencanakan dan melakukan pengadaan sendiri perlengkapan yang dibutuhkan secara efektif dan efisien. Cara demikian telah diujicobakan oleh pendidikan dasar (Basic Education Project) di jawa barat dengan  menggunakan dana pinjaman dari Bank Dunia. Apabila merujuk kepada pola yang telah diujicobakan tersebut langkah-langkah pengadaan peralatan sekolah dasar sebagai berikut:
1.      Dinas Pendidikan Nasional kota/kabupaten menyusun daftar perlengkapan sekolah yang memenuhi standar mutu, apabila di pandang perlu perlengkapan yang dari segi efektivitas dan efesiensinya telah mendapat pengesahan dari direktorat jendral pendidikan dasar dan menengah atau pejabat lain yang berwenang. Sebaiknya daftar tersebut memuat sebanyak-banyaknya nama-nama perlengkapan sekolah yng di lengkapi spesifikainya masing-masing.
2.      Dinas Pendidikan Nasinal kota/kabupaten memberithukan kepada sekolah, bahwa sekolah yang bersangkutan akan mendapatkan bantuan dana untuk pengadaan perlengkapan sekolah. Pemberitaun tersebut harus di lengkapi dengan jumlah bantuan dana, daftar perlengkapan yang harus dibeli, petunjuk pengadaan serta formulir-formulir yang harus ditanda tangani oleh kepala sekolah sebagai lampiran dalam pengajuan untuk mendapatkan dana bantuan.
3.      Kepala sekolah bersama guru dan juga pengurus komite sekolah memilih daftar perlengkapan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan sekolahnya masing-masing.
4.      Kepala ekolah mengajukan permohonan kepada dinas pendidikan nasional kabupaten/kota untuk mrndapatkan dana bantuan pembelian perlengkapan sekolah dengan berkas-berkas yang terdiri atas:
a)      Surat perjanjian pemberian bantuan (SPPB).
b)      Kuitansi, dengan mencantumkan nonor rekening sekolah.
c)      Daftar alat penunjang KBM yang akan dibeli.
d)     Berita acara rapat pemilihan perlengkapan sekolah, yang kesemuanya sudah dibubui tanda tangan dan stempel sekolah.
5.      Dinas pendidikan nasional kabupaten atau kota memberikan persetujuan dan mencairkan dana yang diminta sekolah ke sekolah yang bersangkutan melalui prosedur pencairan dana sebagaimana berlaku (misalnya melalui KPKN).
6.      Berdasarkan uang yang diterima kepala sekolah membeli perlengkapan sekolah sesuai dengan pilihanya ke toko atau langsung ke produsen dengan prosedur yang telah di atur oleh pemerintah. [3]
7.      Kepala sekolah membuat laporan pelaksanaan pengadaan perlengkapan sekolah dan membuat pertanggung jawaban terhadap sejumlah atau jasa, pertanggung jawaban keuangan hanya meliputi pembelian alat dan bahan saja.

D.    Pendistribusian Perlengkapan Sekolah
Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari sorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya, ada tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu ketepatan barang yang disampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, dan ketepatan kondisi barang yang disalurkan. Dalam rangka itu, paling tidak tiga langkah yang sebaiknya ditempuh oleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu (1) penyusunan alokasi barang, (2) pengiriman barang, dan (3) penyerahan barang.
Barang yang telah diterima diinventarisasi oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya diperiksa berdasarkan daftar yang ada pada surat pengantar, tidak berarti semua personal sekolah dapat menggunakan secara bebas. Barang-barang tersebut perlu diatur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggungjawabannya. Apabila pendistribusiannya tidak diatur dengan sebaik-baiknya, pengelola perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggungjawaban.
                        Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu dilakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah diterima oleh sekolah yang dapat disalurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian-bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian, pendistribusiannya lebih mudah dilaksanakan dan dikontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak perlu terjadi.
Dalam penyusunan alokasi ini, ada empat hal yang harus diperhatikan dan ditetapkan diantaranya yaitu:
1.      Penerimaan barang, yaitu orang yang menerima barang sekaligus mempertanggungjawabkannya sesuai dengan daftar barang barang yang diterima.[4]
2.      Waktu penyaluran barang, waktu penyaluran harus disesuaikan dengan kebutuhan barang tersebut, terutama yang berhubunagn dengan proses belajar mengajar.
3.      Jenis barang yang akan disalurkan kepada pemakai. Untuk mempermudah pengeloaan perlengkapan di sekolah ada beberapa cara dalam membedakan jenis perlengkapan yang ada di sekolah, misalnya, dengan melihat penggunaan barang tersebut.
4.      Jumlah yang akan distribusikan. Dalam pendistribusian, agar keadaan barang yang sudah disalurkan dapat diketahui secara pasti dan dapat dikontrol, perlu ada ketegasan jumlah barang yang disalurkan. Yang perlu dicantumkan dalam jumlah barang ini adalah:
a)      Satuan hitungannya, misalnya: stel, sheet, atau eksemplar
b)      Jumalah satuan, misalnya: 10 unit, 5 stel
c)      Jumlah isi atau bagian dari masing-masing satuan, misalnya: 2 stel meja tamu
d)     Harga satuan
Berdasarkan keseluruhan uraian tentang pendistribusian di atas, dapat ditegaskan bahwa pada dasarnya ada dua sistem pendistribusian barang yang dapat ditempuh oleh pengeloalah perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung. Dengan menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah diterima dan diinventarisasikan langsung disalurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalu proses terlebih dahulu. Sedadngkan dengan memggunakan pendistribusian yang tidak langsung berarti barang-barang yang sudah diterima dan sudah diinvetarisasikan tidak secara langsung disalurkan, melainkan harus disimpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya diguanakn apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.
Sistem apapun yang digunakan oleh pengelola perlengkapan pendidikan di sekolah dasar tidak perlu dipersoalkan, asalkan mememnuhi asas-asas dalam pendistribusian yang efektif. Ada beberapa asas pendistribusian i ni yang perlu diperhatikan, yaitu: (1) asas ketepatan, (2) asas kecepatan, (3) asas keamanan, (4) asas ekonomis. Namun seandainya digunakan sistem pendistribusian tidak langung maka barang-barang yang perlu disimpan di gudang perlu mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam rangka mempermudah pengawasannya perlu dibuatkan kartu Stok Barang. Kartu Stok Barang tersebut adapt dibuat dari kertas manila yang bewarna dengan ukuran 20 cm (panjang) dan 14 cm (lebar). Setelah dibuat, kartu tersebut sebaiknya diletakkan dekat dengan barang.

IV.            KESIMPULAN
Pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah biasanya dilakuakan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan sekolah, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang dihapuskan dan sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah sebaiknya direncanakan dengan hati-hati. Perencanaan perlengkapan pendidikan dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan datang. Perihal proses atau prosedurnya setelah banyak direkomendasikan oleh para teorisi, namun, pada akhirnya, keefektifannya dapat dinilai atau dilihat dari beberapa jauh pengadaannya itu dapat memenuhi kebutuhan perlengkapan sekolah dalam periode tertentu.
Ada beberapa macam cara pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu: (1)membeli, (2) hadiah atau sumbangan, (3) tukar menukar perlengkapan dengan sekolah lainnya, (4) meminjam perlengkapan kepada pihak-pihak tertentu, ( membuat perlengkapn dari bahan-bahan bekas, dan (6) membuat kliping. Penggunaan semua teknik tersebut di atas sangat tegantung pada kondisi sekolah dan hubungan antara sekolah yang bersangkutan dengan pihak-pihak luar sekolah, termaksud juga sekolah-sekolah lainnya.
Barang-barang perlengkapan sekolah yang telah diadakan dapat didistribusikan. Pendistribusian perlengkapn sekolah kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkannya. Ada tiga langkah pendistribusian perlengkapan pendidikan di sekolah, yaitu (1) penyusunan alokasi barang, (2) pengiriman barang, dan (3) penyerahan barang. Dalam kaitan dengan pendistribusian perlengkapn di sekolah ada beberapa asas yang perlu diperhatikan dan dipegang teguh, yaitu: (1) ketetapan barang yang disalurkan, (2) ketetapan sasaran penyaluran, dan (3) ketepatan kondisi barang yang disalurkan. Sedangkang khusus dalam kaitannya dengan penyusunan alokasi barang ada empat hal yang perlu ditetapkan, yaitu: (1) penerima barang, (2) waktu penyaluran barang, (3) jenis barang yang akan disalurkan, dan (4) jumlah barang yang akan disalurkan.

V.            PENUTUP
Demikianlah makalah ini dibuat, kami menyadari dalam penulisan makalah ini banyak sekali kesalahan dan kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang konstruktif demi kesempurnaan makalah ini dan berikutnya. Besar harapan kami, semoga makalah ini dapat memberikan baanyak manfaat bagi para pembaca pada umunya dan khususnya bagi pemakalah.


[1] Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah Teori dan Aplikasinya, (Jakarta: PT Bumi Aksara, 2003), hlm. 27-30
[2] B. Suryosubroto, Manajemen Pendidikan Di Sekolah, (Jakarta: PT RINEKA CIPTA, 2004), Hlm. 144
[3] Asef Umar Fakhruddin, Menjadi Guru Favorit, (Jogjakarta: DIVA Press, 2009), hlm.32
[4] Sri Minarti, Manajemen Sekolah, (Jogjakarta: AR-RUZZ MEDIA, 2012), hlm. 250

Tidak ada komentar:

Posting Komentar